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壹、承辦業務
一、公文查催
1. 推行公文登記查詢制度作業之規劃。
2. 有關公文登記查詢制度之改進建議。
3. 逾期公文查催及分析。
4. 每月公文總檢查報表調製。
5. 公文處理成績統計考核獎懲。
2. 有關公文登記查詢制度之改進建議。
3. 逾期公文查催及分析。
4. 每月公文總檢查報表調製。
5. 公文處理成績統計考核獎懲。
二、計劃管制
1. 年度計畫報廳列管項目之選定。
2. 年度計畫自行列管項目之選定。
3. 列管作業計畫之建立與呈報。
4. 列管項目執行進度追蹤月報表之呈報。
5. 列管項目年終考評之呈報。
2. 年度計畫自行列管項目之選定。
3. 列管作業計畫之建立與呈報。
4. 列管項目執行進度追蹤月報表之呈報。
5. 列管項目年終考評之呈報。
三、特定管制
1. 上級機關或校長主辦或會議會報重要決議之管制追蹤。
2. 計畫性特定管制案之列管追蹤。
3. 有關研究發展表卡之管制。
2. 計畫性特定管制案之列管追蹤。
3. 有關研究發展表卡之管制。
四、工作報告
1. 各單位工作成果報告之編製。
2. 本校工作成果報告之彙編。
2. 本校工作成果報告之彙編。
五、印信典守
1. 印信保管人員之指派。
2. 判行文件之用印。
3. 簽准用印之書件。
4. 核定分層負責文件之用印。
5. 印信申請製換、發啟用拓模及徹銷等。
2. 判行文件之用印。
3. 簽准用印之書件。
4. 核定分層負責文件之用印。
5. 印信申請製換、發啟用拓模及徹銷等。
六、文書處理
1. 文書處理辦法之擬定與修正。
2. 文書處理查詢、稽催與考核及獎懲之擬議。
3. 公文之收發、拆封、登記、編號、摘要、分辦等事項。
4. 行事曆彙編印發。
5. 公文之繕發校對及用印。
6. 各處室交寄文件類別之審定。
7. 親啟、密啟、校長函件原封編號、登記、轉呈。
8.急件及重要文件之提送。
2. 文書處理查詢、稽催與考核及獎懲之擬議。
3. 公文之收發、拆封、登記、編號、摘要、分辦等事項。
4. 行事曆彙編印發。
5. 公文之繕發校對及用印。
6. 各處室交寄文件類別之審定。
7. 親啟、密啟、校長函件原封編號、登記、轉呈。
8.急件及重要文件之提送。
貳、注意事項
一、公文製作注意事項
- 主旨及說明內容登打時,請不要自行用換行鍵,系統會自動換行。
- 正、副本之行文單位請登打全銜,如行文單位超過一個時請用（、）頓來區 隔,行文單位很多,登打時超過一行時也請務必不使用換行鍵,請直接登打。
- 遇公文內容有數字時,請參考數字使用原則。
- 本公文製作係套用軟體,請勿隨意更改公文行距或隨意增減系統所沒有的字元。
- 開會通知單中,開會時間須完整輸入----年月日、星期、上（下）午、時分例:開會時間:93年12月24日星期五上午9 時30分。
- 開會通知單中”備註”一欄不可省略,如無備註,則”備註”一欄請保持空白。
- 完成公文函稿後,請用日期作為檔號存檔（例931224）。如有電子檔附件請用”931224-01””931224-02”以利辨識。文稿經首長核可後,請將磁片或用e-mail傳輸,送文書組發文
- 繕打完成存檔後如出現變更已影響共同範本字樣,請按否,不要變更範本。
- 發文字號必須為半形數字例如：內農工總字第0930001215號。
- 無附件時，附件欄請保持空白,如有附件請註明。
- 所發公文如有附件，請承辦人自行影印所需份數，如有必要存檔備查之附件，請加印一份留文書組歸檔，並連同公文稿送文書組發文。
- 行文單位之住址及郵寄種類掛號或限掛，請書名於公文稿上，以利發文之時效。
- 各承辦單位如有具時效性之公文，請提早擬文簽發，因本校郵件由水門 郵局收件郵寄，時效上恐延遲，請特別注意。
- 承辦人對於有時效性須陳報之公文，應注意會文時效，追縱會文時程。
二、公文文書稽催注意事項
文書稽催又稱公文時效管制，乃各級主管之職責，為加速文書處理提高政效率，應隨時注意文書處理過程並適時提出檢討改進。辦理期限，應依限辦理，並參照下列標準：- 最速件隨到隨辦。
- 速件不超過三日。
- 普通件不超過六日。
- 限時公文及其他依法有時限之案件應依規定時限辦理。
- 來文案情繁複須經詳商或具其他理由者，得酌予延長辦理時限，惟應視申請展期天數，區分核准權責，由各機關自行規定。
三、公文檢調借閱注意事項
- 借調檔案以與承辦單位業務有關者為限，如須借調他人承辦檔案，請加會其單位主管 或經校長簽核後始可借閱。
- 借調檔案須填寫調案單，由調案人填寫年度收發文號及來受文機關案由並經業務主管簽章，送檔案管理單位調取。
